R.03. Lazy day

cykl: Administracja: studium chaosu

„Co ty właściwie robiłaś przez cały dzień?” Usłyszałam to o godzinie 14:00. Od szefa, który właśnie dostojnym krokiem wszedł do firmy.

Wokół mnie unosił się zapach parzącej się trzeciej kawy, a na monitorze świeciło 14 otwartych kart w przeglądarce. Spojrzałam na niego, potem na zegarek, a potem na listę zadań. I poczułam, jak wzbiera we mnie fala ironicznego podziwu dla tej alternatywnej rzeczywistości, w której niektórzy żyją.

Bo jak wyglądał mój dzień, zanim padło to sakralne pytanie?

• 7:30 – Telefon od szefa z samochodu: „Trzeba na cito wysłać tę ofertę do klienta X, popraw tam ceny, bo chyba się pomyliłem. I sprawdź, czemu kurier jeszcze nie odebrał palety!”.

• 9:00 – Kolejny telefon: „Aha, zapomniałem. Trzeba opłacić fakturę za serwer, bo nas odetną. I ogarnij catering na piątek, tylko bez kolendry, bo klient nie lubi”.

• 11:15 – Wiadomość na maila: „Możesz rzucić okiem na umowę z nowym podwykonawcą? I dowiedz się, dlaczego pani Krysia z księgowości znowu kręci nosem na faktury kosztowe”.

Przez sześć godzin byłam jednocześnie strażakiem, dyplomatą, analitykiem finansowym i logistykiem. Gasiłam pożary, które sam wzniecił, i łatałam dziury w procedurach, których nikt inny nie chciał tknąć. Przerzuciłam tony maili, uratowałam relację z przewoźnikiem i dopasowałam budżet, który rozjeżdżał się w szwach.

A o 14:00, z ust człowieka, który właśnie skończył celebrować poranny lunch, słyszę:

„Co ty właściwie robiłaś przez cały dzień?”

No tak. Skoro nie biegam z krzykiem po korytarzu, a firma jakimś cudem wciąż działa, to znaczy, że pewnie pasjonuję się pasjansem.

To fascynujący paradoks zarządzania: gdy administracja i operacje działają bezbłędnie, stają się niewidzialne. Najlepsza praca to ta, której efektów... nie widać na pierwszy rzut oka, bo po prostu nie ma katastrofy. Biznes kręci się płynnie, maile dochodzą, faktury są płacone, a klienci są zadowoleni.

Dopiero gdybyśmy na jeden dzień odłożyli narzędzia i zniknęli, szef zorientowałby się, czym właściwie się zajmujemy. Nagle okazałoby się, że to „nicnierobienie” trzymało cały ten okręt na wodzie.

Sarkastycznie uśmiechnęłam się pod nosem i odpowiedziałam: „Zapewniałam panu komfortowe warunki do zadania tego pytania”.

Administracja i back-office to nie „sekretariat od parzenia kawy”. To system wczesnego ostrzegania i tarcza ochronna Twojego biznesu. Szkoda, że niektórzy zauważają jej wartość dopiero wtedy, gdy tarcza znika, a w biuro uderza meteoryt chaosu.